Los códigos de estado de habitación de hotel son etiquetas cortas que indican al departamento de pisos y a la recepción en qué situación está cada habitación: si está ocupada o libre, limpia o sucia, inspeccionada o bloqueada por reparaciones. Los más habituales son VC (libre limpia), VD (libre sucia), OC (ocupada limpia), OD (ocupada sucia), OOO (fuera de orden) y OOS (fuera de servicio). Los códigos exactos varían según el PMS, así que cada hotel debería acordar por escrito qué significa cada uno antes de que el personal se fíe de ellos.

Esta guía explica los códigos que te encontrarás con más frecuencia, la diferencia entre fuera de orden y fuera de servicio, y cómo mantener el estado de las habitaciones al día durante un turno con mucho trabajo. Una aclaración: Sweeply vende software de housekeeping que actualiza el estado de las habitaciones desde el móvil, así que tenemos interés en este tema. Las definiciones se aplican sea cual sea el sistema que uses.

¿Cuáles son los códigos de estado de habitación de hotel más habituales?

La mayoría de los códigos combinan dos datos: la ocupación (¿hay un huésped registrado en la habitación?) y el estado (¿se ha limpiado?). Algunos PMS añaden códigos para la inspección, las preferencias del huésped y las habitaciones bloqueadas. La tabla siguiente recoge los códigos que usan la mayoría de los hoteles, con el significado sencillo de cada uno.

Dos códigos describen al huésped y no a la habitación. Un stayover es un huésped que se queda en la habitación una noche más, y la salida prevista (DO, due out) es un huésped que tiene previsto hacer el check-out hoy. Para los términos que ve el huésped, como opt-out y sin servicio, consulta nuestra guía de términos de housekeeping hotelero, y el glosario de housekeeping para definiciones breves.

¿Qué es una habitación fuera de servicio en un hotel?

Una habitación fuera de servicio tiene un problema menor, como una barra de cortina suelta o un sillón manchado, pero sigue en el inventario de habitaciones. En Oracle OPERA Cloud, las habitaciones fuera de servicio permanecen en el inventario y se pueden seguir asignando a una reserva. El estado es un aviso para la recepción: usa esta habitación en último lugar, o arréglala primero.

Una habitación fuera de orden es distinta. OPERA Cloud retira las habitaciones fuera de orden del inventario, así que no se pueden asignar en absoluto. Oracle pone un ejemplo sencillo: en un hotel de 100 habitaciones con 5 habitaciones fuera de orden, se alcanza el 100 % de ocupación cuando hay 95 habitaciones ocupadas. Por eso la elección del estado importa tanto para los informes como para la planta.

No todos los proveedores aplican las mismas reglas, así que comprueba cómo trata tu PMS cada estado antes de formar al equipo. Sea cual sea el sistema, ninguna habitación debería quedarse en ninguno de los dos estados sin un motivo, un responsable y una fecha prevista de vuelta.

¿Cuál es la diferencia entre limpia e inspeccionada?

Limpia significa que la camarera de pisos ha terminado la habitación. Inspeccionada significa que la gobernanta la ha revisado y la ha liberado para el siguiente huésped. Algunos hoteles inspeccionan todas las habitaciones; otros, solo las salidas, las llegadas VIP o las habitaciones que limpia el personal recién incorporado.

Puede que tu PMS aplique la regla por ti. Mews indica que un espacio debe marcarse como inspeccionado antes de poder hacer el check-in de una reserva en él. En OPERA Cloud, los estados Inspected y Pickup son controles opcionales que cada hotel activa. Si la inspección es obligatoria pero las gobernantas trabajan en papel, las habitaciones limpias esperan en recepción sin ningún buen motivo.

¿Qué son las discrepancias skip y sleep?

Hay una discrepancia cuando el departamento de pisos y la recepción no coinciden sobre una habitación. Conviene conocer dos por su nombre:

• Skip. La recepción muestra la habitación como ocupada, pero el departamento de pisos la encuentra vacía, sin equipaje y con la cama sin usar. Puede que el huésped se haya ido sin hacer el check-out.

• Sleep. La recepción muestra la habitación como libre, pero el departamento de pisos encuentra dentro a un huésped o su equipaje. Puede que el check-out se haya registrado en la habitación equivocada.

Las dos cuestan dinero y las dos las detecta el personal que recorre las plantas. Cuanto antes pueda una camarera de pisos informar de lo que ve, antes podrá la recepción resolverlo, sin que la habitación llegue a venderse dos veces o se quede vacía.

¿Cómo se sigue en directo el estado de limpieza de las habitaciones?

El estado de las habitaciones solo es útil si está al día. En papel, una habitación limpiada a las 10:40 puede llegar a la recepción a las 11:30, después de una llamada o de un mensaje por radio. El seguimiento en directo necesita que tres cosas funcionen juntas:

1. Las salidas pasan del PMS al departamento de pisos. En el momento en que la recepción hace el check-out de un huésped, la habitación aparece como libre sucia en el móvil de la camarera de pisos, ya priorizada según las llegadas.

2. Las camareras de pisos actualizan el estado desde donde están. Con un toque se marca una habitación como limpia, y la gobernanta la ve al momento en la cola de inspección.

3. El estado vuelve al PMS. Las habitaciones inspeccionadas aparecen como listas en recepción sin que nadie tenga que coger el teléfono.

Esta sincronización bidireccional es lo que elimina las llamadas. Woolacombe Bay, que trabaja con Guestline, eliminó más de 50 llamadas diarias entre departamentos en cuanto el estado de las habitaciones empezó a fluir de forma automática. Sweeply se conecta con más de 20 PMS, que puedes ver en nuestra página de integraciones. Para ver con más detalle el traspaso de información entre los dos equipos, lee nuestra guía sobre cómo conectar la recepción y el departamento de pisos en tiempo real.

¿Pueden las camareras de pisos actualizar el estado de las habitaciones al instante?

Sí, si trabajan con una app móvil conectada al PMS en lugar de con una lista impresa. La actualización debería llevar segundos y abarcar algo más que limpia o sucia:

• Averías. Una lámpara rota notificada con una foto debería convertirse en una tarea para el equipo técnico, y la habitación se puede marcar como fuera de servicio en el mismo paso. Nuestro módulo de mantenimiento y nuestra guía para gestionar las reparaciones digitalmente explican este flujo.

• Decisiones de los huéspedes. Cuando un huésped rechaza la limpieza durante la estancia, la habitación debería indicarlo antes de que una camarera de pisos llame a la puerta. En Keahotels, el 71 % de los huéspedes rechazó la limpieza diaria cuando se le preguntó, lo que ahorró 179 horas en un mes. Decisiones como esta llegan a través de Guest Connect.

• Notas de la reserva. Peticiones como una cama supletoria o un check-out tardío cambian lo que necesita una habitación. Nuestro agente de IA Tracey lee las observaciones de las reservas y las convierte en tareas con una precisión del 99,7 %.

El idioma también importa aquí. Si la app solo funciona en inglés, algunas camareras de pisos se lo dirán a una compañera en lugar de pulsar un botón. Sweeply traduce la interfaz y los textos que escribe el personal a más de 30 idiomas.

¿Cómo debería un hotel acordar sus definiciones de estado de habitación?

La mayoría de los problemas de estado no son problemas de software. Surgen cuando dos turnos usan la misma palabra para cosas distintas. Antes de cambiar cualquier herramienta, acuerda las reglas:

1. Escribe una línea por estado. Define limpia, inspeccionada, fuera de orden y fuera de servicio con palabras sencillas, incluido quién puede marcar y quitar cada uno.

2. Decide tu regla de inspección. Todas las habitaciones, solo las salidas o una muestra. Después, haz que el sistema la aplique.

3. Exige un motivo y una fecha de vuelta para las habitaciones bloqueadas. Revisa cada mañana todas las habitaciones fuera de orden para que no se olvide ninguna.

4. Estandariza entre hoteles. En un grupo hotelero, unas definiciones centrales hacen que los informes sean comparables. Nuestra guía para implementar un software de operaciones en un grupo hotelero explica qué estandarizar y qué dejar en manos de cada hotel.

Cuándo no se aplica esta guía

• Alojamientos muy pequeños. Si el propietario hace el check-in de los huéspedes y limpia las habitaciones, un calendario compartido puede decirte todo lo que te diría un código de estado.

• Reglas específicas de cada PMS. Los códigos y su efecto en el inventario varían entre sistemas y versiones. La documentación de tu PMS tiene la última palabra para tu hotel.

• Contabilidad e informes de ingresos. Cómo afectan las habitaciones fuera de orden a la ocupación y al RevPAR en tus informes es una decisión de tus equipos de finanzas y revenue, no algo que se cambie en planta.

• Limpieza subcontratada. Si una empresa externa limpia tus habitaciones con su propio sistema, acuerda cómo llega el estado a tu PMS antes de cambiar nada.

Habla con nuestro equipo de ventas

Si quieres que el estado de las habitaciones se actualice en el momento en que una habitación se limpia, se inspecciona o se bloquea por reparaciones, Reserva una llamada con nuestro equipo de ventas. Revisaremos tu PMS, tus definiciones de estado actuales y cómo informa hoy tu equipo sobre las habitaciones.