Empieza con Sweeply en 24 horas
Con un PMS compatible, Sweeply queda conectado y tus habitaciones, reservas y estados de habitación están activos en 24 horas, sin hardware, sin servidor y sin proyecto de TI.
¿Qué necesitamos antes del primer día?
Todos los módulos funcionan sobre la misma base, así que la mayor parte de la configuración se hace una sola vez. Esto es lo que necesita cada módulo.
Housekeeping
PMS: uno de los más de 20 sistemas de gestión hotelera (PMS) compatibles, o Sweeply por sí solo, con los estados de habitación definidos en Sweeply.
Dispositivos: smartphones del personal (iOS o Android) para la app móvil y un ordenador para los responsables que usan la app web.
Roles: Admin, House Manager, Senior Housekeeper y Housekeeper.
Nivel de acceso: un usuario del PMS o la aprobación de la integración, según tu PMS. Cada página de PMS en Integraciones explica exactamente lo que necesita.
Datos necesarios: tus habitaciones y otras unidades, grupos de unidades como las plantas, reglas de limpieza y el número de teléfono de cada miembro del equipo.
Mantenimiento
PMS: opcional. Mantenimiento puede funcionar por sí solo, y varios hoteles empiezan así antes de conectar su PMS.
Dispositivos: smartphones del personal con cámara para reportar incidencias con una foto, y un ordenador para los responsables.
Roles: Admin, House Manager y User.
Nivel de acceso: ninguno aparte de las cuentas de usuario de Sweeply cuando funciona por sí solo.
Datos necesarios: tus habitaciones y otras unidades, y el número de teléfono de cada miembro del equipo. Las categorías de incidencias vienen predefinidas y puedes personalizarlas tú mismo o con el equipo de Sweeply.
Guest Connect
PMS: un PMS compatible, para que cada solicitud quede vinculada a la habitación y la estancia correctas. Funciona junto con Housekeeping.
Dispositivos: los huéspedes no tienen que instalar nada. Usan una página digital para huéspedes en su propio móvil.
Roles: las solicitudes llegan como tareas a tus usuarios actuales de Sweeply.
Nivel de acceso: la misma conexión con el PMS que Housekeeping.
Datos necesarios: un código QR en cada habitación que abre la página para huéspedes, o una conexión con la plataforma de comunicación con huéspedes que ya usas, para que los huéspedes accedan a la página desde allí.
Agentes de IA
PMS: un PMS compatible, porque los agentes leen de él los datos de las reservas y las observaciones.
Dispositivos: ninguno aparte de los que tu equipo ya usa para Sweeply.
Roles: las tareas que crean los agentes van a tus usuarios actuales de Sweeply.
Nivel de acceso: la misma conexión con el PMS que tus otros módulos.
Datos necesarios: datos de reservas y observaciones de tu PMS. Nuestro equipo te ayuda a configurar los agentes para tu hotel.
¿Cuáles son los pasos para ponerse en marcha?
Conecta tu PMS. Con un PMS compatible, tus habitaciones, reservas y estados de habitación están activos en 24 horas. Muchos PMS se conectan durante el registro, y algunos, como Oracle OPERA Cloud, se configuran junto con nuestro equipo y el administrador de tu PMS.
Configura tu propiedad. Comprueba que aparecen todas las habitaciones, elimina las unidades que no necesitas, agrupa las habitaciones por planta o ubicación, añade otras zonas que limpias, como los pasillos, y define las reglas de limpieza que se ajustan a tus procedimientos.
Añade a tu equipo. Crea un usuario para cada persona implicada y asigna un rol a cada una. Cada usuario recibe un SMS para descargar la app móvil e iniciar sesión con su número de teléfono, y el personal de oficina usa la app web.
Forma a tu equipo. Formar a un equipo completo lleva de uno a dos días. Enseña a todos los colores e iconos de estado de las habitaciones, cómo iniciar y detener una limpieza y cómo reportar una incidencia con una foto. La mayoría del personal de limpieza trabaja con soltura desde su primer turno.
Ponte en marcha. El día antes o la mañana de tu primer día, pon cada habitación en su estado de limpieza real con una única actualización masiva y, después, asigna tareas o deja que tu equipo elija habitaciones. La mayoría de los hoteles gestionan una jornada completa de limpieza en Sweeply durante su primera semana.
¿Quién hace qué durante la implementación?
Sweeply: conecta tu PMS, junto con el administrador de tu PMS cuando el PMS lo requiere, ayuda a configurar los agentes de IA y responde a tus preguntas por chat o en support@getsweeply.com.
Tu contacto de onboarding en Sweeply: una persona concreta de Sweeply que dirige de una a tres reuniones de onboarding con tu equipo, según el tamaño y la complejidad de tu operación.
Tu admin de Sweeply: configura las habitaciones, los grupos de unidades, las reglas de limpieza y los usuarios.
El administrador de tu PMS: facilita o aprueba el acceso al PMS cuando tu PMS lo requiere.
Tus responsables: forman al equipo y dirigen los primeros días en Sweeply.
Tu equipo: instala la app, inicia sesión y completa una primera limpieza y una incidencia de prueba.
¿Cómo sabemos que la implementación ha terminado?
La implementación ha terminado cuando tu hotel funciona un día normal en Sweeply. En la práctica, esto significa:
Tu PMS está conectado y las habitaciones, reservas y estados de habitación se sincronizan, o Sweeply está configurado para funcionar por sí solo.
Cada habitación y cada unidad está en el grupo correcto, con reglas de limpieza que se ajustan a tus procedimientos.
Cada miembro del equipo tiene la app instalada y ha iniciado sesión.
Cada miembro del equipo ha iniciado y detenido una limpieza y ha reportado una incidencia de prueba con una foto.
Los estados de limpieza en Sweeply coinciden con la realidad en tu primer día.
Tu equipo ha gestionado una jornada completa de limpieza en Sweeply.
¿Y si nuestro PMS aún no es compatible?
Sweeply puede funcionar por sí solo, con los estados de habitación definidos en Sweeply en lugar de sincronizados desde el PMS, y varios hoteles empiezan así con Mantenimiento. Desarrollar una nueva integración con un PMS lleva de dos a tres semanas una vez que el hotel se compromete.