se eliminaron las llamadas diarias de coordinación en los días de mayor actividad
1 mes
hasta la adopción total por parte de todo el equipo
Robert Vargau,
Gobernante, Woolacombe Bay Hotel
El desafío
Woolacombe Bay es un gran complejo de lujo con 63 habitaciones y sin director general, por lo que los jefes de departamento asumen una responsabilidad importante. El departamento de pisos, en particular, necesitaba una coordinación en tiempo real para gestionar la limpieza, las peticiones de los huéspedes y la rápida preparación de las habitaciones. Anteriormente, Robert gestionaba las asignaciones de habitaciones y las actualizaciones mediante una comunicación constante por teléfono y walkie-talkie, llegando a superar en ocasiones las 50 llamadas en un día concurrido, con retrasos frecuentes en las actualizaciones de entradas y salidas, y con las habitaciones asignadas en papel. Este enfoque manual perjudicaba la eficiencia del equipo y, en última instancia, la experiencia del huésped.
Cómo ayudó Sweeply
Robert descubrió Sweeply a través de un compañero que asistió al Independent Hotel Show de Londres, y vio una forma de obtener visibilidad en tiempo real, reducir el estrés y organizar las tareas de manera discreta, sin radios ni teléfonos que molestaran a los huéspedes. La incorporación se llevó a cabo a través de reuniones virtuales, acceso a la aplicación y una prueba gratuita, durante la cual Robert presentó el sistema a un equipo de distintas edades. A pesar de sus dudas sobre la formación, el equipo se adaptó rápidamente y en cuestión de un mes ya estaba operativo, contando con el soporte en vivo de Sweeply en todo momento. Sweeply se integró sin coste alguno con el PMS Guestline que ya utilizaba el hotel, por lo que las salidas se reflejan de inmediato y las tareas se pueden asignar en tiempo real.
El resultado
Las operaciones del servicio de pisos de Woolacombe Bay se transformaron en un entorno más tranquilo y organizado. El equipo ahora trabaja con actualizaciones de tareas en tiempo real en lugar de mensajes perdidos, y todo el mundo tiene claro cuáles son sus tareas, qué habitaciones requieren atención y cuánto tiempo debería llevar cada una. Definir tiempos estimados de limpieza por tipo de habitación ahorra tiempo de preparación y hace que las asignaciones sean más eficientes. La comunicación integrada en la aplicación eliminó las molestas llamadas por teléfono y walkie-talkie, mejorando la experiencia del huésped y liberando a Robert para que pueda centrarse en la gestión de las operaciones en lugar de responder llamadas.
Tras casi un año, el equipo considera casi impensable volver al papel y a las llamadas.
