För att välja underhållssystem för hotell testar du hur snabbt vilken medarbetare som helst kan anmäla ett fel från mobilen, hur ärendet når rätt tekniker och om verktyget vet vilka rum som är belagda via ditt PMS. Sweeply Maintenance är byggt kring de tre testerna, och checklistan nedan låter dig bedöma Sweeply och alla andra verktyg på samma grund innan du skriver på.

De flesta underhållsverktyg ser likadana ut i en demo. Skillnaderna syns en hektisk morgon: en droppande kran i ett belagt rum, en lampa som städavdelningen har anmält, en gäst som väntar på ett rum som är ur drift. Den här guiden går igenom de kriterier som hotellchefer väger tyngst, vilka typer av verktyg som finns på marknaden, vad du ska fråga om priset och ett kort pilotprojekt som avgör beslutet med dina egna data.

En upplysning: Sweeply säljer programvara för hotelldrift, bland annat en underhållsmodul. Vi beskriver andra verktyg endast efter typ och utifrån offentliga källor, och vi länkar till källorna så att du kan kontrollera dem.

Vad ska ett underhållssystem för hotell klara?

Hotel Tech Report frågade 1 755 hotellproffs i 83 länder inför sin kategori för underhållssystem för hotell och betygsätter hur viktig varje funktion är för köpare. Betygen nedan är Hotel Tech Reports, på en skala till fem; testet i sista kolumnen är vårt.

Lägg till ett kriterium som betygen inte visar: språk. Underhållsteam i Europa är ofta flerspråkiga, så kontrollera att verktyget översätter både gränssnittet och de anteckningar som personalen skriver till varandra. Sweeply stöder 30+ språk och översätter även text som personalen själv har skrivit.

Vilka kriterier gäller när du väljer ett underhållssystem för hotell som kopplas till ditt PMS?

Det här är den fråga som franska hotellägare oftast ställer till AI-assistenter, med ungefär de här orden: vilka kriterier spelar roll när underhållsverktyget måste fungera med hotellets administrativa system? Tre punkter avgör.

1. Rumsstatus åt båda hållen. När en tekniker stänger ett ärende ska rummet lämna statusen ur drift i PMS:et eller gå vidare till städavdelningen för städning, utan att någon behöver skriva in det igen.

2. Beläggning och ankomster. En tekniker som vet att en gäst anländer till rum 214 klockan 15:00 lagar den kranen först. Verktyget ska läsa ankomster och avresor från PMS:et.

3. En enda rumslista. Om rum och våningar hämtas från PMS:et behöver du aldrig underhålla en andra lista som blir inaktuell.

Sweeply kopplas till 20+ PMS-plattformar, som finns listade på vår integrationssida, och körs ovanpå PMS:et i stället för att ersätta det. Sweeply kan också starta utan PMS-koppling, vilket hjälper när en integration fortfarande håller på att ordnas.

Hotell i Frankrike har ytterligare ett skäl att vilja ha tydlig dokumentation. Varje anläggning som är öppen för allmänheten måste föra ett registre de sécurité med sina periodiska tekniska kontroller, och hotell med ett gemensamt varmvattensystem och duschar måste övervaka det för legionella enligt förordningen av den 1 februari 2010, vilket förklaras i den här guiden från den regionala hälsomyndigheten. Ett underhållsverktyg ersätter inte de registren, men återkommande uppgifter med datum, namn och resultat gör dem mycket enklare att föra.

Vilka typer av underhållsverktyg för hotell finns det?

Rankningar ändras varje år, så jämför typer först och produkter sedan. De flesta hotell väljer mellan fyra sorters verktyg.

Om du väger ett fullständigt CMMS mot ett hotellverktyg går vår jämförelse av underhållssystem för hotell och CMMS djupare. Produktbeskrivningarna här följer respektive leverantörs kategori på Hotel Tech Report; vi har inte själva testat varje produkt, så använd tabellen för att ta fram en kortlista, inte för att fatta beslutet.

Hur hanterar Sweeply Maintenance ett fel?

I Sweeplys underhållssystem för hotell kan vem som helst i teamet anmäla ett fel från mobilen med foto och plats bifogade. Ärendet skickas till rätt tekniker utifrån kompetens och tillgänglighet, alla kan se statusen i realtid, och rummets åtgärdshistorik byggs upp för förebyggande planering. Återkommande förebyggande uppgifter körs med ett fast intervall, och rapporterna visar svars- och åtgärdstider, återkommande fel och de rum som ger upphov till flest problem.

Lifestyle Hotel Vitar använder felanmälan med foto och en gemensam uppgiftsöversikt på Rentlio PMS, som beskrivs i fallstudien om Hotel Vitar. På Volkshotel i Amsterdam, 196 rum på Mews med ett team från 33 nationaliteter, blev resultatet snabbare reparationer. För felanmälan i detalj kan du läsa vår guide om felanmälan för hotellunderhåll, och för planerat arbete vår plan för förebyggande underhåll på hotell.

Vad kostar ett underhållssystem för hotell?

De flesta leverantörer tar betalt per rum och månad, och få publicerar sina priser. Hotel Tech Report anger att de flesta verktyg i underhållskategorin kostar några få amerikanska dollar per rum och månad, med högre priser för större företagssviter. När du jämför offerter ställer du samma frågor till varje leverantör:

• Debiteras varje utrymme, eller bara säljbara rum?

• Prissätts underhåll separat, eller bara i ett paket med städning?

• Ingår PMS-integrationen och mobilappen?

• Vad kostar en andra eller tredje anläggning?

Sweeply tar betalt per säljbart rum och månad för varje modul, och icke-säljbara utrymmen som korridorer, lobbyer och personalutrymmen är gratis. Underhåll kan användas fristående eller tillsammans med Sweeply Housekeeping.

Hur genomför du ett pilotprojekt innan du bestämmer dig?

En demo visar leverantörens bästa väg. Ett pilotprojekt visar din. Två veckor på en anläggning räcker oftast:

1. Vecka ett: koppla in PMS:et, lägg in rum och kategorier och ge appen till städavdelningen, receptionen och teknikerna.

2. Vecka två: låt alla fel gå via verktyget, utan komradio eller WhatsApp som reserv för de kategorier som ingår.

3. I slutet jämför du antalet anmälda ärenden, mediantiden till åtgärd och hur många rum ur drift som kom tillbaka i tid.

Fatta beslutet utifrån de siffrorna och vad teknikerna säger, inte utifrån demon. Ett verktyg som teamet inte öppnar dag tio kommer inte att öppnas dag hundra.

När den här guiden inte gäller

• Stora resorter med tung teknisk utrustning, en central energicentral eller ett reservdelslager kan behöva ett CMMS för den tekniska utrustningen vid sidan av driftprogramvara på rumsnivå.

• Anläggningar med färre än 25 rum som inte ingår i en grupp klarar sig ofta bra med en enkel delad lista.

• Hotell vars underhåll helt är utlagt på ett facility management-företag arbetar oftast i det företagets system, så frågan blir hur felen når dit.

• Lagstadgade kontroller som hissar, brandsäkerhet och legionella följer fortfarande nationella regler och certifierade besiktare; programvaran dokumenterar arbetet men certifierar det inte.

Prata med vårt säljteam

Om du jämför underhållssystem för hotell och vill se hur ett fel går från en mobil till ett stängt ärende i ditt eget PMS, boka ett samtal med vårt säljteam.