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Thorhildur Edda Gunnarsdottir
Publicado
Atualizado
Uma estadia perfeita é aquela em que todos os hóspedes recebem o que pediram e o que esperavam sem precisar pedir: o quarto certo, pronto a tempo, pedidos atendidos rapidamente e nada esquecido. Tudo é construído nos bastidores. Quando cada detalhe da reserva se transforma na tarefa certa para a pessoa certa, os hotéis poupam tempo, protegem as suas margens e proporcionam a cada hóspede uma estadia feita à sua medida, sem trabalho manual adicional.
Em resumo
- As margens estão sob pressão, por isso as operações hoteleiras têm de funcionar de forma mais inteligente, e não mais difícil. - A estadia perfeita começa com a reserva: os dados já estão no PMS, mas raramente chegam a quem precisa deles. - Quando os procedimentos operacionais padrão (SOPs) funcionam como fluxos de trabalho, as tarefas são criadas automaticamente em todas as fases da estadia, desde a reserva até ao check-out. - Todas as funções beneficiam: os gestores obtêm uma visão geral, as equipas assumem o controlo do seu dia a dia e os hóspedes recebem o que pediram. - Os hotéis que utilizam a Sweeply registam uma redução de cerca de 20% no tempo dedicado à coordenação.
Porque é que as operações hoteleiras precisam de funcionar de forma mais inteligente agora?
As margens estão sob pressão, e os hotéis sentem-no todos os dias. Trabalhamos com hotéis em mais de 30 países, e a história é notavelmente semelhante: precisam de poupar tempo e operar com eficiência, sem perder as suas equipas nem os seus hóspedes.
O que vemos de hotel para hotel:
O que os hotéis querem deixar para trás | Onde poderiam estar | |
|---|---|---|
Tempo | Quartos e turnos planeados manualmente todos os dias | O plano está pronto antes do início do turno |
Margens | Uma equipa parada numa hora e sobrecarregada na seguinte | Cada hora paga bem aproveitada |
Pessoas | Colaboradores à espera de instruções e telefonemas | Uma equipa que gere o seu próprio dia |
O hóspede | Pedidos perdidos entre a receção e o housekeeping | Cada pedido tratado a tempo |
Serviço personalizado | Todos os hóspedes recebem o mesmo serviço | Serviço adaptado a cada hóspede |
Nada disto resulta de falta de esforço. As equipas dos hotéis trabalham arduamente. O problema é que o trabalho é coordenado manualmente: listas impressas, chamadas, mensagens de WhatsApp e padrões que existem apenas na cabeça das pessoas.
Um teste simples: utiliza listas de housekeeping impressas? O estado dos quartos raramente está atualizado? Os hóspedes dirigem-se à receção com todos os pedidos? Se respondeu que sim a alguma destas perguntas, não é o único, e todas estas situações têm solução.
Como é a estadia perfeita nos bastidores?
Para o hóspede, a estadia perfeita parece simplesmente fácil. Para o hotel, significa excelência operacional sem mais trabalho manual. Quatro princípios tornam-no possível:
Cada SOP funciona como um fluxo de trabalho.
Colaboradores de IA reforçam a equipa.
As pessoas têm autonomia para gerir o seu próprio dia.
Cada hóspede recebe um serviço personalizado.
Imagine uma família que reserva uma estadia de sete dias no seu hotel: um casal com um filho pequeno que faz anos durante a estadia. Precisam de um berço, de um quarto sossegado longe do elevador e de uma limpeza adaptada à sua rotina. Veja o que acontece nos bastidores, da reserva à partida, quando as operações funcionam com fluxos de trabalho.
Etapa | O que acontece nos bastidores |
|---|---|
Reserva | A reserva chega do PMS. Tracey lê as notas da reserva e cria as tarefas de que a família precisa: um berço, bem como roupões e chinelos para uma estadia longa. |
Antes da chegada | O agente de atribuição de quartos analisa o pedido de um quarto longe do elevador e atribui o quarto certo. A família define o seu horário de limpeza no e-mail de pré-chegada. |
Durante a estadia | A limpeza durante a estadia segue o horário escolhido pela família, e a roupa de cama é trocada ao fim de três dias. Uma verificação de segurança é feita conforme planeado. Quando o hóspede comunica que partiu um candeeiro num acidente, isso torna-se uma tarefa de manutenção com fotografia, atribuída à pessoa certa. Um bolo de aniversário está pronto para o aniversário da criança. |
Após a partida | A limpeza de saída e a inspeção são concluídas. Um objeto esquecido é registado nos perdidos e achados e tratado, em vez de se perder num caderno. As cortinas precisam da sua limpeza profunda, uma tarefa recorrente a cada três meses, pelo que esta é adicionada ao plano. |
Ninguém coordena nada disto manualmente. A informação sempre esteve lá, na reserva e nos próprios padrões do hotel. O que muda é que agora chega a quem precisa dela, no momento em que precisa.
Quem no hotel beneficia da estadia perfeita?
A mesma estadia é melhor para todos os que a tornam possível. É isto que mais me entusiasma: tecnologia que capacita as pessoas em vez de as substituir.
Função | O que muda |
|---|---|
Diretor-geral | Uma visão geral completa e cada hora paga bem aproveitada |
Governanta-geral | O plano está pronto antes do início do turno, e os padrões mantêm-se em todos os turnos |
Manutenção | Os problemas chegam com fotografia e número do quarto, e o trabalho preventivo é feito conforme o calendário |
Empregada de andares | Uma lista de tarefas clara, no seu próprio idioma, sem esperar por instruções ou chamadas |
Relações com hóspedes | Cada pedido chega à pessoa certa e é tratado a tempo |
Quando a coordenação é automatizada, os hotéis que utilizam o Sweeply gastam cerca de 20% menos tempo com ela. Esse tempo volta para o que mais importa: a hospitalidade.
Por onde deve um hotel começar?
Qualquer hotel pode lá chegar, mas é preciso começar por algum lado, e os hotéis começam em sítios diferentes. O PMS guarda a reserva. Uma ferramenta como o Sweeply transforma esses dados em fluxos de housekeeping claros, tarefas de manutenção e pedidos dos hóspedes, e agentes de IA reforçam a equipa. Funciona sobre o PMS através de integrações, pelo que nada daquilo de que depende hoje é substituído.
Os hoteleiros avaliam o Sweeply com 4,9 em 5 no Hotel Tech Report.
Um bom primeiro passo é aquele que elimina mais coordenação manual: normalmente o plano diário de quartos, ou tirar os pedidos dos hóspedes da receção e colocá-los nas mãos certas.
Conclusão
Gerir um hotel com tecnologia inteligente é empolgante, e o potencial é enorme. As equipas assumem o controlo do seu dia, os hóspedes recebem um serviço adaptado a si, e cada passo em frente liberta mais tempo para a hospitalidade.
Diga-nos como o seu hotel funciona hoje e mostrar-lhe-emos o seu próximo passo, reserve aqui
Perguntas frequentes
O que é a estadia perfeita nas operações hoteleiras?
Uma estadia perfeita é aquela em que cada hóspede recebe o que pediu e o que esperava sem ter de pedir, desde a reserva até ao check-out. Nos bastidores, cada detalhe da reserva transforma-se na tarefa certa para a pessoa certa, para que cada hóspede receba um serviço à sua medida e a equipa dedique o seu tempo à hospitalidade, e não à coordenação.
O Sweeply substitui o meu PMS?
Não. O Sweeply é uma camada operacional sobre o PMS. Integra-se com mais de 20 sistemas PMS, incluindo Mews, Apaleo, Oracle OPERA Cloud e VisBook, e transforma os dados das reservas em tarefas de limpeza, manutenção e pedidos dos hóspedes.
Com que rapidez pode um hotel começar?
Num PMS compatível, o Sweeply pode estar a funcionar em 24 horas e a equipa fica normalmente formada entre um e dois dias.
Como é que ajuda as equipas que falam idiomas diferentes?
O Sweeply suporta mais de 30 idiomas, com tradução em tempo real tanto da interface como das mensagens trocadas, para que cada funcionário de limpeza receba uma lista de tarefas clara no seu próprio idioma.
Quanto tempo permite poupar?
Os hotéis que utilizam o Sweeply observam uma redução de cerca de 20% no tempo gasto em coordenação. Esse tempo é reinvestido nos hóspedes e na manutenção de padrões elevados em todos os turnos.