Je PMS koppelen aan housekeeping: zo werkt het
Als je je property management systeem (PMS) koppelt aan housekeeping, lopen aankomsten, vertrekken, tussentijdse schoonmaken en kamerstatussen automatisch tussen de receptie en je housekeepingteam. Niemand hoeft gegevens over te typen of te bellen om te vragen of een kamer klaar is. Sweeply koppelt in beide richtingen met 20+ PMS’en, waaronder Mews, Apaleo, OPERA Cloud en Cloudbeds, en met een ondersteund PMS staan je kamers en reserveringen meestal binnen 24 uur live.
Wat synchroniseert er tussen je PMS en housekeeping?
Je PMS blijft het leidende systeem voor reserveringen. Sweeply leest daaruit wat housekeeping nodig heeft en schrijft de kamerstatus terug, zodat de receptie en housekeeping met hetzelfde overzicht werken.
Kamers en kamercategorieën
Vanuit het PMS
De kamerlijst, gegroepeerd per verdieping, met categorieën die je in schoonmaakregels kunt gebruiken
Aankomsten, vertrekken en tussentijdse schoonmaken
Vanuit het PMS
Het schoonmaakbord van elke dag, automatisch samengesteld
Boekingsnotities van gasten
Vanuit het PMS
Notities bij de kamer waar ze bij horen
Out-of-order-kamers
Vanuit het PMS
Housekeeping ziet welke kamers out of order zijn
Kamerstatus
In beide richtingen
De receptie ziet wanneer een kamer schoon is, zonder te bellen
Inspectiestatus van kamers
In beide richtingen met Mews, OPERA Cloud en Infor
Een kamer die in Sweeply is geïnspecteerd, staat in het PMS als geïnspecteerd en andersom
Wat er precies synchroniseert, hangt af van je PMS. Elke integratiepagina zet het op een rij. Bij HotelTime komen boekingen binnen via Orea, maar wordt de schoonmaakstatus nog niet teruggeschreven.
Welk PMS kun je koppelen?
Sweeply heeft 20+ PMS-koppelingen die in beide richtingen werken, waaronder Mews, Apaleo, Oracle OPERA Cloud, Cloudbeds, VisBook, Guestline, Sihot, Infor, Clock PMS+ en GoDo. Bekijk de volledige lijst op onze pagina met PMS-integraties.
Staat je PMS er nog niet tussen? Dan kan Sweeply zelfstandig draaien, met kamerstatussen die je in Sweeply instelt. Een nieuwe PMS-koppeling bouwen duurt twee tot drie weken zodra een hotel kiest voor Sweeply.
Hoe koppel je je PMS aan Sweeply?
Koppel je PMS. Veel PMS’en koppel je al tijdens de aanmelding of via de eigen marketplace van het PMS, zoals de Mews Marketplace, de Apaleo Store en de Cloudbeds Marketplace. Sommige, zoals Oracle OPERA Cloud, worden samen met ons team en je PMS-beheerder ingericht.
Controleer je kamers. Kijk of alle kamers erin staan, groepeer kamers per verdieping of locatie en stel de schoonmaakregels in die bij je werkwijze passen.
Voeg je team toe. Elke gebruiker krijgt een sms om de mobiele app te downloaden en in te loggen met zijn of haar telefoonnummer. Kantoormedewerkers gebruiken de webapp.
Train je team. Een volledig team trainen kost één tot twee dagen, en de meeste housekeepers werken al tijdens hun eerste dienst zelfverzekerd met de app.
Ga live. Zet elke kamer in één bulkupdate op de echte schoonmaakstatus en wijs daarna kamers toe, of laat je team zelf kamers kiezen.
De volledige checklist, met wat elke module nodig heeft, staat op onze pagina over implementatie.
Wat verandert er voor de receptie en housekeeping?
De receptie ziet live de schoonmaakvoortgang van elke kamer, zodat gasten kunnen inchecken zodra hun kamer klaar is.
Supervisors wijzen kamers toe, stellen prioriteiten en volgen de voortgang per kamer in Sweeply Housekeeping, zonder gegevens uit het PMS over te typen.
Housekeepers werken met een mobiele app in 30+ talen, en de notities die collega’s schrijven, worden vertaald naar ieders eigen taal.
Iedereen kan vanuit de kamer een defect melden met een foto, en de module Technische dienst stuurt de melding naar de juiste persoon.
Met Guest Connect kiezen gasten hoe vaak hun kamer wordt schoongemaakt, en housekeeping werkt vanuit elke keuze.
Hoe koppelde Volkshotel Mews aan housekeeping?
Volkshotel, een stadshotel met 196 kamers in Amsterdam, stapte over op het Mews PMS en merkte dat het bestaande takensysteem niet compatibel was. Housekeeping Manager Marion Le Tiec koos voor Sweeply vanwege het gebruiksgemak en het heldere visuele overzicht.
Verzoeken voor tussentijdse schoonmaak, waarvoor vroeger alle 196 kamers fysiek gecontroleerd moesten worden, lopen nu via de receptie. Een team met 33 nationaliteiten werkt vanuit één visueel, taalneutraal overzicht van kamerstatussen, en het inwerken van nieuwe medewerkers in een housekeepingteam van 150+ mensen gaat veel sneller.
Lees de case study van Volkshotel of bekijk hoe de Mews-integratie werkt.
Heb je de housekeepingfuncties van je PMS nog nodig?
Sweeply is geen PMS. Je PMS blijft reserveringen, betalingen en het inchecken regelen, en Sweeply voegt daarbovenop de operationele laag toe: housekeeping, technische dienst, gastverzoeken en AI-agents.
Kies je nog een PMS? Onze gids wat een hotel property management system doet, en hoe je de juiste kiest behandelt integraties, de kosten over vijf jaar en de trainingstijd.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een PMS aan housekeeping te koppelen?
Met een ondersteund PMS staan kamers, reserveringen en kamerstatussen meestal binnen 24 uur na het koppelen live in Sweeply. Je team trainen kost één tot twee dagen.
Kost de PMS-koppeling extra?
Nee. De tweerichtingssynchronisatie met je PMS zit in elke module inbegrepen. Sweeply rekent per verkoopbare kamer per maand per module, en niet-verkoopbare ruimte is gratis. Bekijk de prijzen om te zien wat dat voor jouw hotel betekent.
Heb ik IT-ondersteuning of hardware nodig om mijn PMS te koppelen?
Je hebt geen hardware of server nodig. Afhankelijk van je PMS heb je een PMS-gebruiker of goedkeuring voor de integratie nodig, en bij sommige systemen, zoals Oracle OPERA Cloud, richt je PMS-beheerder de koppeling samen met ons team in.
Praat met ons salesteam
Plan een gesprek met ons salesteam en zie hoe Sweeply aan jouw PMS koppelt.