Winst heeft twee kanten, en de meeste hotels beheren deze met een verschillende mate van nauwgezetheid. Omzet krijgt een AI-gestuurd revenue management systeem, een prognose en een wekelijkse meeting. Kosten krijgen een loonbudget en de hoop dat de housekeeping het aankan. Het dichten van die kloof, door operationele data net zo serieus te behandelen als tariefdata, is waar veel terugwinbare marge zit.

Vervangt een AI-revenue management systeem de revenue manager?

Nee, en de accommodaties die ervan uitgaan van wel, halen doorgaans minder uit het systeem, niet meer. Een modern RMS verwerkt historische patronen, marktsignalen en live pick-up veel sneller dan een mens dat kan, en het zal voor elke datum en elk segment een tarief aanbevelen. Wat het niet bezit, is context.

Drie zaken hebben nog altijd een mens nodig:

• Contextueel oordeelsvermogen. Een RMS ziet een vraaggolf. Een revenue manager weet dat die piek een conferentie is die laat boekt, veel annuleringen kent en het tariefplafond voor de rest van het kwartaal schaadt.

• Strategische richting. Dagelijkse prijsstelling is niet hetzelfde als een positioneringsbeslissing. Iemand moet de kaders bepalen waarbinnen het systeem optimaliseert, en deze herzien naarmate de markt van het hotel verandert.

• Verstoringen. Systemen die getraind zijn op stabiele omstandigheden hebben moeite wanneer de omstandigheden niet langer stabiel zijn. Economische schokken, bouwwerkzaamheden naast de deur en een concurrent die heropent na een renovatie worden allemaal eerst door mensen aangepakt en daarna pas door modellen.

Het juiste kader is niet automatisering versus expertise. Het is dat een RMS het plafond verhoogt voor hoeveel oordeelsvermogen één revenue manager kan toepassen, en benchmarkbronnen zoals STR, onderdeel van CoStar Group, geven dat oordeel een marktreferentie in plaats van een interne referentie.

Wat voegt operationele data toe aan een omzetbeeld?

Tariefdata vertelt je waar een kamer voor verkocht is. Operationele data vertelt je wat het kostte om die te leveren. Winstgevendheid bevindt zich in het verschil daartussen, en de twee datasets bevinden zich meestal in systemen die nooit met elkaar communiceren.

Een hotel dat beide kolommen kan beantwoorden, kan dingen doen die een hotel met alleen de linkerkolom niet kan: een kamertype beprijzen met inzicht in de werkelijke servicekosten, een voorspelde piek bemannen op basis van gemeten schoonmaaktijden in plaats van een vuistregel, en zien wanneer een out-of-order kamer te wijten is aan een achterstand in onderhoud in plaats van domme pech. Sweeply is de laag die de rechterkolom oplevert; het functioneert bovenop het PMS in plaats van het te vervangen, en maakt verbinding met meer dan 20 systemen die op de integratiepagina worden vermeld.

Welke operationele cijfers beïnvloeden de winst daadwerkelijk?

In de meeste accommodaties zijn dat er vier, en alle vier zijn meetbaar in plaats van theoretisch.

1. Coördinatietijd. De uren die het personeel besteedt aan bellen, portofoons en het achterhalen van de status in plaats van te werken. Bij Sweeply-klanten daalt dit doorgaans met ongeveer 20% zodra kamerstatussen en taken automatisch doorstromen, wat capaciteit oplevert zonder dat de personeelsbezetting verandert.

2. Vermeden schoonmaakbeurten. Wanneer gasten een dagelijkse schoonmaak kunnen weigeren, is de besparing direct en aanzienlijk. The Views Hotels, 750 kamers op Madeira, noteerde een daling van 60% in housekeeping-activiteiten en een besparing van EUR 5.370 per maand (The Views Hotels case study). Íslandshótel, verspreid over 18 IJslandse accommodaties, zag dat 70% van de gasten afzag van dagelijkse schoonmaak en bespaart 22.000 uur per jaar (Íslandshótel case study). Beide resultaten zijn afkomstig van Guest Connect, waarbij de gast de keuze maakt in plaats van dat het hotel dat voor hen doet.

3. Tijd tot kamergereedheid. Elk uur dat een schone kamer niet als gereed wordt gemeld, is een uur waarin deze niet kan worden verkocht aan een vroege aankomst of kan worden gebruikt om een wachtrij bij de receptie te verlichten.

4. Oplostijd van storingen. Kamers die buiten gebruik zijn, zijn kamers die uit de inventaris zijn. Een snellere oplossing brengt verkoopbare nachten terug in het systeem dat door het RMS wordt beprijsd.

Geen van deze zaken is revenue management. Het zijn de kosten- en inventarisinputs die bepalen of een goede prijsstelling leidt tot een goede winst, en het zijn de delen van de vergelijking die meestal op gevoel worden gemeten.

Hoe kan een kleiner hotel toegang krijgen tot expertise in revenue management?

De meeste onafhankelijke accommodaties kunnen geen fulltime revenue manager verantwoorden, en dit is waar consultancy zijn waarde bewijst. Een consultant brengt patroonherkenning uit diverse markten mee, configureert het RMS op basis van de werkelijke doelstellingen van het hotel in plaats van de standaardinstellingen, en geeft het managementteam de ruimte om de accommodatie te runnen.

Dezelfde logica geldt aan de kostenkant. Een klein hotel bouwt waarschijnlijk niet zijn eigen operationele rapportages, wat een sterk argument is om een tool aan te schaffen die dit genereert als een bijproduct van het dagelijkse werk. Als je het rendement wilt modelleren voordat je toezeggingen doet, loodst de ROI-calculator voor automatisering van taakbeheer in hotels je door de gegevens, en de gids voor property management systemen in hotels behandelt wat het PMS aan hetzelfde overzicht moet bijdragen.

Waar Sweeply niet het antwoord is

Dit moet helder gezegd worden, want de verleiding in een artikel over winstgevendheid is om te suggereren dat een product meer doet dan het daadwerkelijk doet.

Sweeply is geen revenue management systeem. Het berekent geen kamerprijzen, voorspelt geen vraag, beheert geen inventaris, stelt geen restricties in en voedt geen channel manager. Het zal geen tarief aanbevelen en heeft geen zicht op je concurrentieset. Als je een RMS nodig hebt, koop dan een RMS.

Nog drie beperkingen:

• Sweeply is een operationele laag bovenop het PMS, geen PMS. Bezetting, ADR en RevPAR komen uit je PMS en RMS. Sweeply levert de arbeids- en takenzijde van dezelfde dag, wat een werkelijk waardevolle input is voor een gesprek over winstgevendheid, en geen vervanging voor de commerciële systemen.

• Operationele besparingen zijn reëel, maar begrensd. Coördinatietijd en vermeden schoonmaakbeurten zijn betekenisvol, maar ze compenseren geen structureel tariefprobleem. Een hotel dat onder de marktprijs zit, kan zich niet naar winstgevendheid poetsen.

• De bovenstaande opt-out-resultaten kwamen van accommodaties waar de gast een duidelijke keuze en iets in ruil daarvoor werd aangeboden. Toegepast op een luxe accommodatie met een servicebelofte die rust op dagelijkse schoonmaak, kan dezelfde tactiek meer goodwill van gasten kosten dan het aan lonen bespaart.

Dit artikel begon als een gastbijdrage door XLR8 RMS, een revenue management bedrijf dat revenue management software levert die is gebouwd door revenue managers, en is bijgewerkt door het team van Sweeply.

Praat met ons salesteam

Als je de operationele helft van je winstbeeld liever gemeten hebt dan geschat, plan dan een gesprek met ons salesteam om je PMS en de modules waarin je geïnteresseerd bent te bespreken.