Visbook

L’intégration housekeeping VisBook connecte votre PMS VisBook à Sweeply, afin que les chambres, les réservations, les notes de réservation des clients et les extras alimentent les workflows de housekeeping, de maintenance et de demandes des clients. VisBook reste votre PMS pour les réservations et les données clients, et Sweeply est la couche opérationnelle qui s’y ajoute. Elle convient aux hôtels traditionnels comme aux chalets, appartements et établissements de destination mixtes.

Ce qui est synchronisé entre VisBook et Sweeply

• Les chambres et réservations restent synchronisées avec votre tableau de housekeeping.

• Les notes de réservation des clients provenant de VisBook apparaissent dans Sweeply.

• Les chambres hors service sont synchronisées depuis VisBook.

• Les produits, comme les articles du minibar, sont synchronisés.

• Les catégories de chambres sont synchronisées, et vous pouvez les utiliser pour définir vos règles de nettoyage.

VisBook comporte deux états de housekeeping, sale et nettoyée, tandis que Sweeply suit davantage de détails, notamment les états en cours et en inspection. Sweeply conserve le suivi détaillé du housekeeping et VisBook reçoit le résultat simplifié, propre ou sale. Les blocages hors service et les changements de statut peuvent mettre quelques minutes à apparaître.

Ce que vos équipes y gagnent

• Housekeeping : Sweeply Housekeeping attribue les tâches au fil des changements de statut des chambres dans VisBook : les femmes et valets de chambre voient les priorités sur leur téléphone et peuvent commencer sans attendre les listes imprimées. Ils travaillent depuis une application mobile disponible dans plus de 30 langues, et les textes rédigés par les collègues sont traduits dans la langue de chacun.

• Maintenance : avec Sweeply Maintenance, tout membre de l’équipe peut signaler un défaut depuis la chambre, ajouter une photo et l’adresser à la bonne personne, de sorte que les réparations sont suivies au lieu d’être transmises par téléphone ou sur papier.

• Réception et demandes des clients : la réception voit en temps réel l’avancement du nettoyage de chaque chambre, et Guest Connect permet aux clients d’envoyer des demandes de service housekeeping et de signaler des problèmes de maintenance depuis leur Guest Page, qui arrivent dans Sweeply sous forme de tâches.

• Agents IA : les agents IA de Sweeply comprennent Tracey, qui lit les remarques et notes de réservation et les transforme en tâches avec une précision de 99,7 %, et Roomey, qui attribue les chambres en testant 20 000 combinaisons. Notre équipe vous confirmera quelles fonctionnalités des agents s’appliquent à votre configuration VisBook.

Sweeply est facturé par chambre commercialisable et par mois pour chaque module, les espaces non commercialisables sont gratuits, et la synchronisation bidirectionnelle avec le PMS est incluse dans chaque module. Consultez nos tarifs pour savoir comment ils s’appliquent à votre établissement VisBook.

À propos de VisBook

VisBook, filiale de Visit Group, est une plateforme nordique de gestion d’établissements et de réservations destinée aux hôtels, chalets, campings et établissements de destination à travers la Scandinavie. Elle gère des types d’hébergements variés, des activités et des forfaits au sein d’un même processus de réservation, et son moteur de réservation est conçu pour les produits de destination. Ancrée sur le marché norvégien, elle équipe aussi bien les hôtels traditionnels que les complexes multi-formats.

Comment connecter VisBook à Sweeply

1. Dans VisBook, créez un nouveau compte utilisateur dédié exclusivement à l’intégration Sweeply, avec des droits Admin.

2. Notez le nom d’utilisateur et le mot de passe de ce compte.

3. Créez votre compte Sweeply et saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe VisBook.

4. Sweeply se connecte à VisBook et commence à synchroniser vos chambres et réservations.

Un compte dédié est important, car un identifiant personnel interrompt la connexion dès que le mot de passe de cette personne change ou que son accès est supprimé.

Des hôtels qui utilisent Sweeply avec VisBook

Excellence Hotels, un groupe suédois qui compte un hôtel à Stockholm et trois appart’hôtels à Stockholm et Gävle, a remplacé l’attribution manuelle des chambres et les check-lists papier par des tâches qui passent de VisBook à Sweeply au fil des changements de statut des chambres. Lire l’étude de cas Excellence Hotels.

Questions fréquentes

Dois-je remplacer le housekeeping de VisBook ?

Non. Sweeply fonctionne en complément de VisBook, et non à sa place. VisBook reste votre PMS et votre système de référence pour les réservations, et Sweeply ajoute la couche opérationnelle pour le housekeeping, la maintenance et les demandes des clients. VisBook continue de recevoir le résultat propre ou sale pour chaque chambre.

Combien de temps prend la mise en place ?

Sur un PMS pris en charge comme VisBook, les chambres, les réservations et les statuts des chambres sont disponibles dans Sweeply dans les 24 heures suivant la connexion. La formation de votre équipe prend un à deux jours.

Pourquoi Sweeply affiche-t-il plus de statuts de nettoyage que VisBook ?

VisBook distingue uniquement les chambres sales et nettoyées. Sweeply ajoute des états intermédiaires, comme en cours et en inspection : attendez-vous donc à davantage de détails dans Sweeply plutôt qu’à une correspondance exacte.

Échangez avec notre équipe commerciale

Si votre établissement VisBook souhaite une attribution des chambres et un housekeeping qui suivent les statuts des chambres en temps réel, réservez un appel avec notre équipe commerciale.