Excellence Hotels: el fin de la asignación manual de habitaciones
Sobre ese caso
Excellence Hotels gestiona un hotel de 3 estrellas en Estocolmo y tres apartahoteles repartidos entre Estocolmo y Gävle; una combinación que genera una gran rotación en el servicio de limpieza y una planificación compleja. Stella, la directora de operaciones, necesitaba una mejor organización sin aumentar la carga administrativa. Al integrar Sweeply con el PMS VisBook, Excellence Hotels dejó atrás la asignación manual de habitaciones y aportó claridad y visibilidad a todos los niveles del equipo.
Hoteles Excellence
Suecia
El desafío
Antes de Sweeply, el servicio de pisos de Excellence Hotels dependía de asignaciones manuales de habitaciones, listas de verificación en papel y constantes idas y venidas entre departamentos. El supervisor de pisos dedicaba una gran cantidad de tiempo a asignar habitaciones de forma manual, lo que resultaba ineficiente, mientras que las lagunas de comunicación entre recepción y el equipo de pisos aumentaban el riesgo de errores humanos, como limpiar las habitaciones equivocadas o pasar por alto solicitudes de servicio. El equipo ya utilizaba el PMS VisBook para los datos de habitaciones y huéspedes, pero no existía un vínculo operativo claro entre la información del PMS y las acciones que el equipo de pisos podía llevar a cabo. Además, el personal se había acostumbrado al papel y al principio se mostraba escéptico ante el cambio.
Cómo ayudó Sweeply
Excellence Hotels comprendió que VisBook ya disponía de los datos necesarios; el reto consistía en hacer llegar esa información a quienes la necesitaban. La integración de Sweeply con VisBook creó una línea directa entre los datos de los huéspedes y la ejecución operativa, de modo que el estado de las habitaciones, las tareas prioritarias y las solicitudes de servicio fluyen automáticamente desde el PMS a Sweeply y se distribuyen al instante al equipo de pisos. Esto liberó a los supervisores de la distribución manual de listas de tareas, permitiéndoles centrarse en la gestión de excepciones, la formación y la supervisión estratégica.
El resultado
La jornada laboral ahora empieza de otra manera. Gracias a que Sweeply extrae datos en tiempo real de VisBook, las tareas se distribuyen en el mismo instante en que cambia el estado de las habitaciones, por lo que el personal puede iniciar sesión, ver lo que hay que hacer y empezar antes sin tener que esperar listas impresas. La interfaz clara y codificada por colores mejoró la estructura y la planificación diaria, reduciendo la confusión y los errores: el personal de pisos sabe qué priorizar, recepción ve el estado de limpieza en tiempo real y los supervisores disponen de una visibilidad total sin necesidad de hacer microgestión. La dirección también obtuvo extracciones de datos de fácil acceso que respaldan una planificación presupuestaria más precisa, y la mayor claridad generó confianza en toda la operativa.
Suecia
País
Tipo de propiedad
Grupo hotelero (hotel + apartahoteles)
Tamaño del hotel
4 inmuebles (Estocolmo y Gävle)
Valor creado
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