Gluck Auf Appartements: construyendo los cimientos del crecimiento

Visión general

Gluck Auf Appartements gestiona 125 apartamentos con servicios en 11 propiedades repartidas por 5 ciudades de la cuenca del Ruhr y Colonia, en Alemania. Stefan, director de operaciones, lideró una transformación digital para dejar atrás un sistema heredado de hojas de Excel y grupos de WhatsApp que no dejaba margen para escalar. Con Sweeply como herramienta principal de gestión de tareas, integrada con el PMS Apaleo, el equipo estructuró unas operaciones capaces de crecer al ritmo del negocio.

El reto

Gluck Auf quería expandirse en todas las direcciones, pero su infraestructura heredada no dejaba absolutamente ningún margen para escalar. Muchos procesos todavía dependían de complejas tablas de Excel o de papel y bolígrafo, con la comunicación dispersa en numerosos grupos de WhatsApp, lo que provocaba con frecuencia errores, problemas de comunicación, huéspedes insatisfechos, personal frustrado, más carga de trabajo y menos ingresos. Las pocas aplicaciones que utilizaban eran complicadas y no se comunicaban ni se integraban entre sí. Peor aún, los complejos flujos de trabajo habían provocado que cada miembro del personal estuviera muy especializado en determinados aspectos de las operaciones, lo que dificultaba cubrir las ausencias e incorporar a nuevos empleados. El equipo quería simplificar los flujos de trabajo y, al mismo tiempo, hacerlos escalables para una futura expansión.

El enfoque

Gluck Auf implementó Sweeply como su herramienta principal de comunicación y gestión de tareas para los departamentos de pisos y mantenimiento. La asignación de tareas y los calendarios de limpieza se volvieron más sencillos y fiables: el equipo sabía con total precisión qué había que hacer, cuándo y dónde, y el progreso de la limpieza se podía monitorizar en tiempo real, lo que permitía ofrecer a los huéspedes estimaciones más precisas sobre la disponibilidad de las habitaciones sin necesidad de contactar al personal. La posibilidad de personalizar unidades, reglas y categorías permitió al equipo adaptarse con rapidez y sin requerir soporte técnico. Sweeply se integró con Apaleo, la fuente de referencia para todas las reservas y datos: las entradas, las salidas y las modificaciones se sincronizan en tiempo real para activar los flujos de trabajo adecuados y proporcionar al personal el contexto de la reserva para añadir camas supletorias, preparar un paquete para bebés o atender peticiones especiales, actualizando a su vez en Apaleo el estado de las habitaciones limpias.

Resultados

La eficiencia mejoró en todos los equipos: las rutinas diarias se volvieron mucho más predecibles y menos propensas a errores, reduciendo significativamente las tareas olvidadas y las prisas de última hora. Dado que todos los equipos trabajan con la misma información en tiempo real, la comunicación interna mejoró y los intercambios innecesarios de mensajes disminuyeron, lo que permitió al equipo centrarse en la ejecución en lugar de en la coordinación y resolver las incidencias con mayor rapidez. Tanto la satisfacción de los huéspedes como el espíritu de equipo aumentaron, y el proceso automatizado de la experiencia del huésped ahorró horas de trabajo a la semana. Lo más importante es que el límite para la expansión que originó este proceso ha desaparecido: las operaciones ya no dependen de especialistas insustituibles, los flujos de trabajo son lo bastante sencillos como para que los nuevos empleados los aprendan fácilmente y los sistemas se comunican entre sí en lugar de generar más trabajo.