Los hoteles nórdicos necesitan un software de operaciones que reduzca el tiempo de coordinación, ya que la mano de obra se encuentra entre las más caras de Europa; que se adapte fácilmente a las fuertes oscilaciones estacionales; que funcione en los idiomas de un equipo multinacional y a menudo de temporada; y que gestione hoteles, apartamentos, cabañas y complejos turísticos en un único sistema. También debe conectarse a las plataformas de PMS habituales en la región, como VisBook, Mews, Oracle OPERA Cloud e Infor.

¿Por qué son diferentes las operaciones de los hoteles nórdicos?

Empecemos por el coste de una hora. Los datos de costes laborales de 2025 de Eurostat sitúan el coste laboral medio por hora en los servicios de alojamiento y restauración en unos 21 EUR en toda la UE. En los países nórdicos es muy superior:

Cuando una hora cuesta el doble de la media de la UE, cada minuto que se pasa caminando a recepción, llamando a un supervisor o revisando de nuevo una habitación también cuesta el doble. El tiempo de coordinación es lo primero que debe eliminar un software de operaciones.

A esto hay que añadir la estacionalidad. En Islandia, las pernoctaciones en hoteles alcanzaron unas 654.000 en julio de 2025 frente a unas 291.000 en enero, según Statistics Iceland, y la ocupación de habitaciones de hotel llegó al 88,9 % en julio. Las estaciones de esquí de Noruega y Suecia registran sus picos en la época opuesta del año. Los equipos crecen y se reducen según la temporada, los edificios se abren y se cierran, y el nuevo personal de temporada debe ser productivo desde su primer turno.

Por último, la plantilla es internacional. Los inmigrantes representaban alrededor del 19 % de las personas ocupadas en Islandia en 2019 y 2020, y los servicios de alojamiento y restauración son el sector que más los emplea, según Statistics Iceland. Es muy fácil que un equipo de una misma planta no comparta un idioma común.

¿Qué debería hacer un software de operaciones por un alojamiento nórdico?

• Eliminar el tiempo de coordinación. El estado de las habitaciones, las tareas y las averías deben llegar al teléfono de la persona adecuada sin necesidad de llamadas ni desplazamientos a recepción.

• Adaptarse a la temporada. Incorporar personal de temporada, abrir un edificio o habilitar y deshabilitar cabañas debería llevar minutos, y las tarifas no deberían penalizarle por habitaciones que no está vendiendo.

• Funcionar en todos los idiomas. Tanto la interfaz como las notas que los compañeros se escriben entre sí deben traducirse. Sweeply es compatible con más de 30 idiomas.

• Gestionar diferentes tipos de alojamiento. Las habitaciones de hotel, los apartamentos, las cabañas y las zonas comunes necesitan distintas normas de limpieza en un único sistema.

• Admitir la limpieza opcional. En esta región, los huéspedes prescinden fácilmente de la limpieza durante la estancia cuando se les pregunta, y cada limpieza descartada es una hora cara que se ahorra.

• Adaptarse a su PMS. La herramienta debe conectarse al PMS que utiliza hoy y al que pueda cambiar en el futuro.

¿Qué PMS utilizan los hoteles nórdicos?

Una combinación de varios, y por eso importa la independencia del PMS. VisBook, un PMS noruego que forma parte de Visit Group, declara contar con unos 1.250 hoteles en todos los países nórdicos. Mews, Oracle OPERA Cloud e Infor son habituales entre los grupos más grandes y los hoteles urbanos, e Islandia dispone de sistemas locales como GoDo. Sweeply se conecta a VisBook, Mews, OPERA Cloud, Infor, GoDo y a más de una docena de plataformas adicionales, que figuran en la página de integraciones.

Alojamientos nórdicos que utilizan Sweeply

Los resultados van en consonancia con la lógica de costes anterior. Íslandshótel ahorró 22.000 horas en sus 18 alojamientos en un año. Keahotels ahorró 179 horas de carga de trabajo de limpieza en un mes cuando los huéspedes rechazaron el servicio diario el 71 % de las veces. Excellence Hotels dejó de asignar habitaciones de forma manual en un hotel y tres apartahoteles de Estocolmo y Gävle.

Preguntas que plantear a cualquier proveedor

1. ¿Se integra hoy con nuestro PMS de forma bidireccional y qué ocurre si cambiamos de PMS?

2. ¿Cómo funciona el precio para alojamientos de temporada y para zonas que no se comercializan, como pasillos y salas de personal?

3. ¿Qué idiomas admite la interfaz y traduce lo que redacta el personal?

4. ¿Cuánto tiempo se tarda en formar a un nuevo empleado de temporada?

5. ¿Puede un único sistema gestionar nuestras habitaciones de hotel, apartamentos, cabañas y zonas comunes?

6. ¿Dónde se encuentra el equipo de soporte y está disponible los fines de semana en temporada alta?

Cuándo no es aplicable esta guía

Sweeply colabora con numerosos alojamientos nórdicos, por lo que la sección de clientes debe interpretarse como una visión interesada. Las cifras de costes laborales son medias de Eurostat para todo el sector del alojamiento y la restauración y variarán en función del alojamiento y del convenio colectivo. Dinamarca se ha omitido de la tabla porque su cifra sectorial de 2025 en la base de datos de Eurostat parece incoherente. Además, es posible que los alojamientos pequeños que operan con un grupo reducido de personal durante todo el año no necesiten en absoluto una herramienta de operaciones específica.

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