El software de pisos y limpieza asigna las habitaciones automáticamente dando a cada una de ellas un peso según el trabajo que requiere, y dividiéndolas después para que cada camarero/a de pisos en turno reciba una carga de trabajo similar. El peso proviene del tipo de habitación y del tipo de limpieza (una salida lleva más tiempo que una estancia) y se expresa en créditos, minutos o superficie en metros cuadrados. El software obtiene el estado de las habitaciones en tiempo real desde el PMS, las agrupa por planta o zona para reducir desplazamientos, y recalcula el plan a lo largo del día a medida que las salidas, las llegadas tempranas y las ausencias cambian el escenario.

Una aclaración antes de empezar: este artículo trata sobre la asignación de habitaciones al personal de pisos. Asignar habitaciones a los huéspedes es una tarea diferente, que se realiza en el PMS o mediante una herramienta como el agente de asignación de habitaciones de Sweeply.

¿Por qué el número de habitaciones no es la forma correcta de repartir el trabajo?

Porque las habitaciones no son iguales. Imagine a dos camareros/as de pisos con 14 habitaciones cada uno. Uno tiene diez salidas, incluidas dos suites, repartidas en tres plantas. El otro tiene doce estancias en un mismo pasillo. Sobre el papel, el reparto es equitativo. En la práctica, uno termina antes de tiempo y el otro hace horas extras, recepción espera por las habitaciones y el supervisor acaba reorganizando el trabajo por walkie-talkie. Equilibrar el esfuerzo en lugar de la cantidad es la razón de ser de la asignación automática.

¿Qué información utiliza la asignación automática?

• Estado de las habitaciones desde el PMS: salidas, estancias, llegadas, habitaciones vacías y habitaciones fuera de servicio.

• El tipo de limpieza: salida, estancia, limpieza a fondo o sin servicio porque el huésped ha renunciado a él.

• Tipo y tamaño de la habitación: una suite o un apartamento requiere más tiempo que una doble estándar.

• Quién está de turno: cuántas personas componen el equipo y cuántas horas trabaja cada una.

• Zonas y plantas: mantener a cada trabajador en una misma zona reduce los tiempos de desplazamiento.

• Prioridades: registros de entrada tempranos (early check-in), llegadas VIP y habitaciones comprometidas por recepción.

¿Qué son los créditos de limpieza de pisos?

Un crédito es una unidad de trabajo. A cada combinación de tipo de habitación y tipo de limpieza se le asigna un valor en créditos, y cada camarero/a de pisos recibe un objetivo de créditos para su turno. El software va completando la lista de cada persona hasta alcanzar ese objetivo. Una configuración sencilla podría ser así:

Los valores son a modo de ejemplo; cada establecimiento debe establecer los suyos. Los grandes sistemas funcionan de la misma manera. OPERA Cloud de Oracle genera las hojas de tareas a partir de los valores de crédito de las habitaciones y un máximo por camarero/a, traslada las habitaciones sobrantes a una hoja de desbordamiento y puede añadir créditos por desplazamiento cuando las habitaciones asignadas abarcan varias plantas.

¿Créditos, minutos o superficie?

La superficie no es una opción teórica. Según la Ordenanza de Protección de los Trabajadores de Hotel de la Ciudad de Los Ángeles, vigente desde agosto de 2022, el personal de pisos en hoteles de 60 o más habitaciones no puede limpiar más de 3500 pies cuadrados (unos 325 m²) en un turno de ocho horas; este límite se reduce aún más si limpian más de cinco habitaciones de salida o con camas supletorias, y superarlo implica cobrar el doble durante toda la jornada. Otras ciudades californianas cuentan con normativas similares. Herramientas empresariales como Amadeus HotSOS permiten realizar asignaciones por créditos, minutos o superficie exactamente por esta razón.

¿Cuántas habitaciones debe limpiar un/a camarero/a de pisos por turno?

Las fuentes del sector suelen citar entre 12 y 16 habitaciones por turno en hoteles de servicio completo, requiriendo una salida entre 20 y 35 minutos y una estancia entre 15 y 25. Conviene tomar estas cifras como rangos aproximados y no como normas fijas, ya que el tamaño de la habitación, las comodidades, la duración de la estancia y sus propios estándares de limpieza influyen notablemente. La mejor respuesta es medir sus propios tiempos: los temporizadores de habitación en los teléfonos del personal muestran cuánto tarda realmente cada tipo de limpieza en su establecimiento, lo que permite fijar créditos realistas.

¿Qué sucede cuando el plan cambia a lo largo del día?

Siempre cambia. Un huésped hace el check-out tarde, recepción promete una entrada temprana, alguien se da de baja por enfermedad, o un huésped que había rechazado la limpieza cambia de opinión. Los partes en papel fallan en ese punto; un buen software recalcula la planificación. Las habitaciones cambian de lista a medida que los estados se actualizan en el PMS, las habitaciones prioritarias pasan a los primeros puestos y el supervisor visualiza la nueva hora estimada de finalización para cada trabajador en lugar de enterarse al terminar el turno.

¿Cómo asigna las habitaciones Sweeply?

Sweeply Housekeeping asigna las habitaciones de manera automática por zona y carga de trabajo. Los créditos de pisos distribuyen las habitaciones de forma eficiente para evitar el exceso o falta de personal, el sistema predice cuándo finalizará el turno de cada camarero/a para anticipar las horas extraordinarias, y los temporizadores de habitación registran el avance de la limpieza en tiempo real desde los teléfonos del personal. Las preferencias de los huéspedes recogidas mediante el servicio de limpieza opcional se integran al instante, de modo que una habitación cuyo cliente ha prescindido del servicio simplemente desaparece de la lista.

El efecto es inmediato. En Excellence Hotels en Estocolmo y Gävle, donde la gobernanta solía dedicar un tiempo considerable a asignar las habitaciones a mano, se eliminaron las asignaciones manuales tras conectar Sweeply con su PMS VisBook. Woolacombe Bay Hotel definió tiempos estimados de limpieza por tipo de habitación para hacer que la distribución fuera más rápida de configurar y más equitativa a la hora de trabajar.

Cómo configurar la asignación automática

1. Defina sus tipos de limpieza: salida, estancia, limpieza a fondo, cobertura de cama y cualquier otra específica de su establecimiento.

2. Cronometre una muestra de cada tipo de limpieza para cada tipología de habitación a lo largo de una semana habitual.

3. Convierta esos tiempos en créditos o minutos, y fije un objetivo por persona y turno.

4. Delimite sus zonas de modo que cada lista se mantenga en el menor número de plantas posible.

5. Póngalo a prueba durante dos semanas, compare los tiempos previstos con los reales y ajuste los valores.

Casos en los que esta guía no se aplica

Sweeply comercializa software de gestión de pisos y limpieza, por lo que debe interpretar el apartado del producto como una visión de parte interesada. Es posible que los alojamientos muy pequeños con solo uno o dos trabajadores no necesiten asignación automática en absoluto. Los convenios colectivos o las normativas locales pueden fijar cuotas de habitaciones o límites de superficie que su configuración debe respetar, por lo que conviene consultarlos antes de definir los objetivos. Asimismo, la automatización solo equilibra el trabajo asignado: si un turno no cuenta con el personal suficiente, el software le mostrará las horas extraordinarias con antelación, pero no las hará desaparecer.

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