BOOK-IT: una única fuente de información para más de 200 apartamentos
Sobre ese caso
Sebastian Gietl, director general de la empresa familiar BOOK-IT Apartments en Erlangen, gestiona más de 200 apartamentos con servicios repartidos en varios edificios. El modelo de apartotel, caracterizado por estancias más largas, un servicio menos frecuente y la ausencia de una recepción 24 horas, exige una gestión autónoma de la limpieza y el mantenimiento. Sweeply sustituyó un conjunto disperso de programas informáticos por una única plataforma centralizada, integrada con el PMS Apaleo, y redujo el tiempo de coordinación del responsable del equipo de limpieza en torno a un 30 %.
Apartamentos BOOK-IT
Alemania
El desafío
Antes de Sweeply, las operaciones de BOOK-IT estaban divididas entre herramientas desconectadas: parte de la información residía en el PMS, otros detalles en una aplicación de gestión de tareas y todo lo demás se coordinaba por chat. Sin sincronización en tiempo real, las listas debían actualizarse manualmente y las tareas de comunicación eran excesivas, asignándose el trabajo a través del chat en lugar de dentro de un sistema. El tiempo de coordinación de los jefes de equipo era muy elevado. A esto se sumaba la alta rotación del personal y que muchos miembros del equipo no hablaban alemán ni inglés con fluidez, por lo que la formación en múltiples herramientas desconectadas implicaba el riesgo de que las cosas se perdieran en la traducción, tanto literal como operativamente.
Cómo ayudó Sweeply
Sweeply proporcionó a BOOK-IT una única fuente de información centralizada para todas las tareas de limpieza y mantenimiento, permitiendo a cada equipo consultar el estado de las propiedades y reduciendo la necesidad de que los jefes de equipo estuvieran presentes de forma continua. Sweeply se integra con Apaleo, el PMS de BOOK-IT, de modo que los estados de los apartamentos, las salidas y las peticiones especiales se mantienen actualizados automáticamente sin necesidad de cotejarlos manualmente. Para los equipos que operan sin recepción, la visibilidad en tiempo real permitió que el personal de limpieza y mantenimiento actuara con autonomía y gestionara las solicitudes de los huéspedes con rapidez. El código de colores y el soporte de idiomas de Sweeply agilizaron la incorporación del equipo multilingüe, y Sweeply personalizó la plataforma para reflejar la distinción de BOOK-IT entre los calendarios de limpieza para estancias de larga y corta duración.
El resultado
El impacto se hizo notar tanto en las cifras tangibles como en la tranquilidad del día a día. El jefe del equipo de limpieza de BOOK-IT redujo el tiempo dedicado a la comunicación fácilmente en un 30 %, liberando ese tiempo para seguir optimizando los procesos y la experiencia de los huéspedes. Una visión general y centralizada de las tareas y del trabajo en curso aportó a los jefes de equipo una tranquilidad mucho mayor sin necesidad de estar presencialmente en las instalaciones, además de ofrecer transparencia a los miembros del equipo sobre la carga de trabajo. Los huéspedes se benefician de una menor probabilidad de peticiones olvidadas y de una ejecución más rápida. Más que un giro drástico, la historia de BOOK-IT trata de eliminar una fricción innecesaria, logrando que, al alinear las herramientas con el modelo operativo, todo lo demás resulte mucho más sencillo.
Alemania
País
Tipo de propiedad
Apartamentos con servicios (aparthotel)
Tamaño del hotel
Más de 200 apartamentos repartidos en varios inmuebles
Valor creado
menos tiempo dedicado a la comunicación por parte del responsable del equipo de limpieza
Más de 200
apartamentos gestionados desde una sola plataforma
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Hotel Woolacombe Bay
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The Flag Zurich
The Flag Zurich: un 80 % menos de quejas de los huéspedes
The Flag Zurich, que forma parte de un moderno grupo hotelero dirigido tanto a huéspedes de negocios como de ocio, tenía problemas de visibilidad operativa debido a un sistema basado en papel. El director residente, Felix Bauch, implantó Sweeply, integrado con el PMS Apaleo, y vio cómo las quejas de los huéspedes sobre solicitudes de artículos y cambios de habitación disminuían alrededor de un 80 %, ahorrando además al menos 8 horas a la semana.
Volkshotel
Volkshotel: optimización del servicio de limpieza en cuatro meses
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