Gluck Auf Appartements: het fundament leggen voor groei

Overzicht

Gluck Auf Appartements beheert 125 serviced apartments verspreid over 11 locaties in 5 steden in het Duitse Ruhrgebied en Keulen. Operations Manager Stefan leidde een digitale transformatie om afscheid te nemen van een verouderde werkwijze met Excel-sheets en WhatsApp-groepen die geen ruimte bood om op te schalen. Met Sweeply als belangrijkste taakbeheertool, geïntegreerd met het Apaleo PMS, bouwde het team operationele processen op die kunnen meegroeien met het bedrijf.

Uitdaging

Gluck Auf wilde in alle richtingen uitbreiden, maar de verouderde werkwijze bood absoluut geen ruimte om op te schalen. Veel processen draaiden nog op ingewikkelde Excel-tabellen of pen en papier, met communicatie verspreid over talloze WhatsApp-groepen. Dit leidde regelmatig tot fouten, miscommunicatie, ontevreden gasten, gefrustreerd personeel, meer werk en minder omzet. De weinige apps die in gebruik waren, waren ingewikkeld en communiceerden of integreerden niet met elkaar. Erger nog: door de gecompliceerde workflows was elke medewerker zeer gespecialiseerd geraakt in bepaalde operationele aspecten, wat het opvangen van afwezigheden en het inwerken van nieuwe medewerkers bemoeilijkte. Het team wilde workflows vereenvoudigen en tegelijkertijd schaalbaar maken voor toekomstige uitbreiding.

Aanpak

Gluck Auf implementeerde Sweeply als belangrijkste communicatie- en taakbeheertool voor housekeeping en onderhoud. Het toewijzen van taken en schoonmaakplanningen werd eenvoudiger en betrouwbaarder: het team wist precies wat er wanneer en waar moest gebeuren, en de schoonmaakvoortgang was in realtime te volgen, zodat gasten nauwkeurigere indicaties kregen over de beschikbaarheid van de kamer zonder extra contact met het personeel. Dankzij de mogelijkheid om units, regels en categorieën aan te passen, kon het team snel schakelen zonder ondersteuning nodig te hebben. Sweeply integreerde met Apaleo, de centrale bron voor alle reserveringen en gegevens: check-ins, check-outs en wijzigingen worden in realtime gesynchroniseerd om de juiste workflows in gang te zetten en het personeel de nodige boekingscontext te bieden om extra bedden te plaatsen, een babypakket klaar te zetten of aan speciale verzoeken te voldoen, waarna de status van schoongemaakte kamers direct wordt teruggemeld aan Apaleo.

Resultaten

De efficiëntie verbeterde binnen alle teams: dagelijkse routines werden veel voorspelbaarder en minder foutgevoelig, wat leidde tot een aanzienlijke afname van gemiste taken en lastminute-haastwerk. Doordat alle teams met dezelfde realtime informatie werken, verbeterde de interne communicatie en nam het heen-en-weer overleg af. Hierdoor kon het team zich concentreren op de uitvoering in plaats van op coördinatie, en werden problemen sneller opgelost. Zowel de gasttevredenheid als de teamgeest gingen vooruit, en het geautomatiseerde gasttraject bespaarde wekelijks uren werk. Het allerbelangrijkste: het groeiblafond waarmee het traject begon, is verdwenen. De bedrijfsvoering is niet langer afhankelijk van onvervangbare specialisten, workflows zijn eenvoudig genoeg voor nieuwe medewerkers om snel te leren, en systemen communiceren met elkaar in plaats van extra werk te creëren.