BOOK-IT: één centrale bron van waarheid voor 200 appartementen

De uitdaging

Vóór Sweeply waren de operationele processen van BOOK-IT versnipperd over losstaande tools: een deel van de informatie stond in het PMS, andere details in een taakbeheer-app en al het overige werd via chat gecoördineerd. Zonder realtime synchronisatie moesten lijsten handmatig worden bijgewerkt en was er sprake van een overmaat aan communicatietaken, waarbij werk via chat werd toegewezen in plaats van binnen één systeem. Teamleiders waren veel tijd kwijt aan de coördinatie. Daar kwam nog bij dat het personeelsbestand regelmatig wisselt en veel teamleden geen vloeiend Duits of Engels spreken. Hierdoor bracht het inwerken op meerdere losstaande tools het risico met zich mee dat er zaken verloren gingen in de vertaling, zowel letterlijk als operationeel.

Hoe Sweeply heeft geholpen

Sweeply bood BOOK-IT één centrale bron van waarheid voor alle housekeeping en onderhoud. Hierdoor heeft elk team inzicht in de status van alle accommodaties en hoeven teamleiders minder voortdurend aanwezig te zijn. Sweeply integreert met Apaleo, het PMS van BOOK-IT, waardoor de status van appartementen, check-outs en speciale verzoeken automatisch up-to-date blijven zonder handmatige controles. Voor teams die zonder receptie werken, zorgde deze realtime zichtbaarheid ervoor dat housekeeping en onderhoud zelfstandig konden handelen en verzoeken van gasten snel konden afhandelen. De kleurcodering en taalondersteuning van Sweeply versnelden het inwerkproces voor het meertalige team, en Sweeply paste het platform aan om het onderscheid van BOOK-IT tussen schoonmaakschema's voor langdurig en kort verblijf weer te geven.

Het resultaat

De impact was zowel zichtbaar in harde cijfers als in dagelijkse verlichting van het werk. De teamleider housekeeping van BOOK-IT verminderde de tijd die aan communicatie werd besteed met minstens 30%, waardoor die tijd kon worden gebruikt om processen en de gastervaring verder te ontwikkelen. Een centraal overzicht van taken en lopende werkzaamheden gaf teamleiders veel meer gemoedsrust zonder op locatie aanwezig te hoeven zijn, en bood teamleden transparantie over de werkdruk. Gasten profiteren van een kleinere kans op vergeten verzoeken en een snellere afhandeling. In plaats van een dramatische ommekeer draait het verhaal van BOOK-IT om het wegnemen van frictie die er eigenlijk niet had moeten zijn: wanneer tools aansluiten op het operationele model, wordt al het andere eenvoudiger.